Karlsruhe, den 23.10.2003 – Kern der Integration von PRO.FILE DMS in Microsoft Office 2003 ist die optimale Einbindung der Erstellung und Bearbeitung von Büro-Dokumenten in Geschäftsprozesse. Texte und Tabellen werden unmittelbar aus Word beziehungsweise Excel in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt und zur Weiterbearbeitung im Team wieder aus dem DMS zurück geholt. PRO.FILE DMS sorgt dafür, dass Dokumente schnell wieder­gefunden werden, dass spezifische Zugriffsrechte eingehalten werden und in der Teamarbeit keine Änderungskonflikte auftreten. Arbeitsprozesse werden dadurch nachweisbar beschleunigt und verbessert.

Geschäftsprozesse optimieren und besser zusammenarbeiten

Typische Probleme, die in der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten auftreten, werden durch die Integration von PRO.FILE und Office 2003 zuverlässig gemeistert.

Durch den Einsatz einer Datenbank existiert jedes Dokument nur einmal, es kann nicht mehr vorkommen, dass verschiedene Personen an unterschiedlichen Kopien Änderungen vornehmen, die sich widersprechen.

Von Dokumenten können allerdings Versionen abgelegt werden, um Änderungen im Lebenszyklus eines Schriftstücks zu dokumentieren. Allgemein zugänglich ist dabei stets nur die jüngste Version des Dokuments - zum Beispiel die gültige Version einer Preisliste, die geltenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder der aktuelle Geschäftsbericht.

Alle Dokumente liegen sicher in einem sogenannten ‚Elektronischen Tresor’. Durch firmenspezifisch festgelegte Regeln werden Zugriffsrechte definiert, um die Vertraulichkeit von Verträgen, Korrespondenzen und anderen Schriftstücken wirksam zu gewährleisten.

Ein integrierter Workflowprozess verhindert, dass bei der Freigabe von Schriftsätzen zustimmungspflichtige Personen oder Abteilungen vergessen werden.

Informationen schneller finden

Mit der Integration in Microsoft Office 2003 unterstützt PRO.FILE darüber hinaus aktiv die Anforderungen, die an sogenannte Content Management Systeme gestellt werden. Konkret heißt dies: Den Benutzern von PRO.FILE ist es möglich, auf die Inhalte von Dokumenten zuzugreifen, ohne diese öffnen zu müssen. Vor allem beim Suchen von Informationen ist dies ein entscheidender Vorteil.

Durch die Verwendung der Microsoft Datenbank SQL Server und des MS Index-Servers steht eine effiziente Volltextrecherche für Textdokumente, Exceltabellen und auch PDF-Dokumente zur Verfügung.

Im Rahmen der Integrationen können Textmarken eines Worddokuments automatisch in die Merkmale der Dokumentenbeschreibung übernommen werden. Sie stehen damit für komplexe Suchanfragen zur Verfügung.

… und Integration in Microsoft Outlook weiterleiten.

Vervollständigt wird die Verwaltung von Office Dokumenten durch die Integration von PRO.FILE in Microsoft Outlook. In PRO.FILE abgelegte Microsoft Dokumente können reibungslos als Anhänge von E-Mails versendet werden. Und, in E-Mails eingehende Word-Dokumente oder Excel-Tabellen lassen sich unmittelbar im DMS abspeichern und in den PRO.FILE Workflow einschleusen.

Auch technologisch bewegt sich die Integration von PRO.FILE DMS auf aktuellstem Niveau. Mit XML (Extensible Markup Language) läuft der Informationsaustausch zwischen den Systemen einfach und sicher.

Über PROCAD:

PROCAD, mit Sitz in Karlsruhe, Nürnberg, Hamburg und Essen sowie der Schweiz ist mit ihrem Produkt PRO.FILE führender Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen, digitalen Archiven sowie EDM/PDM-Lösungen (Engineering Data Management / Product Data Management).

PRO.FILE bewältigt die aktuellen Anforderungen im unternehmensweiten Informationsmanagement und verbindet die Funktionalität des Produktdatenmanagements mit Dokumentenverwaltung, Workflow, digitaler Archivierung und Knowledge Management. PRO.FILE arbeitet integriert mit allen gängigen CAD-Systemen sowie Office-Applikationen. Schnittstellen bestehen außerdem zu zahlreichen ERP-Systemen.